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LN : Mails “halbautomatisch” in Ordner sortieren
IBM bietet schon seit längerer Zeit ein AddOn namens “SwiftFile” an, mit dem sich die Zuordnung von Mails aus dem Maileingang in die Ordnerstruktur unter Lotus Notes vereinfachen läßt.
Nachdem SwiftFile installiert und aktiviert ist, überwacht es die Einsortierung von Mails in Ordner durch den Anwender und “lernt” daraus anhand der Mailinhalte ein Schema für die Sortierung zu erkennen.
Öffnet man eine Mail im Eingang, bekommt man dann in einer zusätzlichen Zeile im Kopf der Mail 3 mögliche Zielordner für die Einsortierung der Mail vorgeschlagen. Mit einem Klick auf einen der Ordner wird die Mail dann automatisch in den jeweiligen Ordner verschoben.
Für die Vorschläge berücksichtigt SwiftFile Absender, Thema und den Mailinhalt selber und bildet daraus eine Art von Filterregeln, mit denen die möglichen Zielordner ermittelt werden.
Am Anfang sind die Ergebnisse oft noch sehr ungenau. Je länger man SwiftFile allerdings nutzt, desto besser und genauer werden die Ergebnisse.
Was ein bißchen störend ist, ist daß SwiftFile nach dem Zuordnen einer Mail in einen Ordner automatisch die nächste Mail im Maileingang öffnet. Leider habe ich (zumindest in der Version für Notes 6.5) noch keine Möglichkeit gefunden, dieses Verhalten zu ändern.
Die Installationsdateien für SwiftFile liefert IBM i.d.R. auf den Installations-CDs mit aus. Andernfalls kann man sich die jeweils benötigte Version auch im Passport Bereich bzw. aus den TechNotes bei IBM herunterladen.
Neben den Links zu den TechNotes habe ich unten noch einen Link auf einen Blogbeitrag von Chris Sparshott beigefügt. Chris hat sich die Mühe gemacht und die Installation, Konfiguration und Nutzung von SwiftFile unter Notes 8.5 gefilmt.
SwiftFile Mail Assistant 2.0 for Notes Client 6.x
SwiftFile Mail Assistant 3.0 for Notes Client 7.x
SwiftFile Mail Assistant 4.0 for Notes client 8.0
Mind reading email filing in Lotus Notes - Swift File